ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور یک تکنیک مدیریت زمان است که توسط دوایت دی. آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده ایجاد شده است.
این روش به اولویت بندی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت کمک می کند و در عین حال وظایف کمتر فوری و مهمی را که باید به آنها محول کنید یا اصلاً انجام ندهید مرتب می کند.
در این تکنیک شما 4 ربع با دسته های زیر ایجاد می کنید:
- ابتدا انجام دهید: ابتدا کارهای ضروری را انجام دهید
- برنامه: هر کار کمتر فوری اما همچنان مهم را برای بعد برنامه ریزی کنید
- تفویض: به دیگران (در صورت امکان) وظایف فوری اما کم اهمیت تر را محول کنید
- انجام ندهید: کارهایی را که نه فوری هستند و نه مهم انجام ندهید
ماتریس آیزنهاور یک تکنیک مدیریت وظایف احمقانه برای حذف عادات بد و اولویت بندی وظایف است.
کار عمیق
روش کار عمیق قبلا ذکر شد، اما این یک تکنیک محبوب است که ارزش تأمل دارد. در مرحله عمیق کار، شما فقط بر روی کار مهم تمرکز می کنید و به هر قیمتی از حواس پرتی جلوگیری می کنید. بنابراین از تماس تلفنی، رسانه های اجتماعی، جلسات و سایر موارد حواس پرتی خودداری کنید. این دوره مشخص در برنامه شما برای زمانی که سطح انرژی بالایی دارید خوب است.
برای زمان کاری کم، کارهای کوچکی را انجام دهید که نیازی به تمرکز شدید ندارند، مانند کارهای معمول، ایمیل زدن و غیره.
GTD (انجام کارها)
روش انجام کارها که توسط دیوید آلن ابداع و در کتاب‌هایش توضیح داده شده است، یکی از گسترده‌ترین و موفق‌ترین سیستم‌های مدیریت زمان است.
ایده سیستم GTD این است که ذهن شما را از تمام وظایف، پروژه ها و مسائل پاک کند و برای تکمیل آنها اقدامات خاصی انجام دهد. این یک روش پنج مرحله ای موثر است:
- ضبط: هر چیزی را که توجه شما را جلب می کند به هر شکلی بنویسید یا ضبط کنید
- روشن کنید: تصمیم بگیرید که با آن چه کاری انجام دهید – انجام دهید، انجام ندهید یا تفویض کنید
- سازماندهی: وظایف فایل در دسته های مختلف. از ابزارهای مدیریت کار و لیست کارهایی که باید انجام دهید استفاده کنید تا مطمئن شوید که در حال پیشرفت هستید
- انعکاس: به‌روزرسانی‌های منظم در کار خود انجام دهید تا مطمئن شوید که در مسیر درست هستید و هیچ چیز ذهن شما را آزار نمی‌دهد
- درگیر شدن: گام های عملی بردارید تا در قبال زمان خود پاسخگو باشید
ABCDE
روش ABCDE توسط آلن لیکین ابداع شد و در کتاب خود با عنوان “چگونه کنترل زمان و زندگی خود را بدست آوریم” بیان شده است. می تواند به شما در اولویت بندی کارها و بهینه سازی زمان لازم برای اتمام آنها کمک کند.
در کنار هر کار یا فعالیتی، یک A (مهمترین)، B (مهم)، C (خوب انجام دادن)، D (تکلیف) یا E (هر وقت ممکن است حذف کنید) قرار دهید و آنها را با توجه به حروف اولویت بندی کنید.
هر بار که یک کار جدید ظاهر می شود، باید آن را به لیست وظایف ABCDE خود اضافه کنید.
محدود کردن زمان
محدود کردن زمان یک تکنیک ساده مدیریت زمان است که به شما کمک می کند تا از نحوه گذراندن زمان خود آگاه و استراتژیک شوید. در مسدود کردن زمان، روز خود را به بخش‌های زمانی تقسیم می‌کنید – بلوک‌های زمانی.
در طول این مدت زمان، روی یک کار خاص تمرکز می‌کنید و آن را با محدودیت زمانی انجام می‌دهید (مثلاً «از ساعت 9 صبح تا 10 صبح به ایمیل‌ها پاسخ می‌دهم»). مانند قرار دادن لیست کارهای خود در تقویم و طولانی کردن آن در طول روز است.
زمان بوکس
زمان بوکس شبیه به زمان محدود است. با این حال، در تایم بوکس شما محدودیت زمانی خاصی برای یک کار تعیین می کنید (مثلاً «تا ساعت 10 صبح به همه ایمیل ها پاسخ داده می شود»). این یک نسخه سختگیرانه تر از مسدود کردن زمان است.
موضوع روز
موضوع روز یکی دیگر از شاخه های انسداد زمان است. در این تکنیک، برنامه هفتگی خود را با یک موضوع کاری برای هر روز مسدود می کنید. بنابراین برنامه روزانه شما به وظایف خاصی از یک دسته اختصاص دارد.
به عنوان مثال، روز دوشنبه یک روز را صرف برنامه ریزی و سازماندهی کار و رسیدگی به امور اداری می کنید. سه شنبه – یک روز اختصاص داده شده به کار بر روی یک کار خاص در حالت کار عمیق. چهارشنبه را می توانید به آموزش و … اختصاص دهید.
دسته بندی وظایف
در این روش، کارهای مشابه را با هم گروه بندی می کنید و زمان برای کار بر روی آن ها، روز شما را مسدود می کند. شما می توانید هر کار را برای یک دسته خاص برچسب بزنید تا دسته بندی آسان تر و موثرتر شود. به عنوان مثال، می توانید فعالیت هایی مانند پاسخ دادن به ایمیل ها، تماس با مشتریان و جلسات را در یک دسته به عنوان وظایف اداری قرار دهید.
دسته بندی وظایف به شما این امکان را می دهد تا کارهای مشابه را در یک فعالیت اصلی بچسبانید تا روز خود را به کارهای وقت گیر که کار شما را مختل می کنند، سپری نکنید.
روش برنامه ریزی سریع (RPM)
به گفته تونی رابینز، خالق روش برنامه ریزی سریع، این یک سیستم تفکر است، نه سیستمی برای مدیریت زمان.
این سیستم می تواند به شما کمک کند تا بر روی مهم ترین کارهایی که می خواهید و باید انجام دهید تمرکز کنید و بهترین مسیر را برای رسیدن به آن تعیین کنید.
